چطور جلوی فراموششدن سفارشهای کافینت را بگیریم؟
- مرداد ۱۹, ۱۴۰۵
- ۵:۰۳ ب٫ظ
- بدون دیدگاه
یکی از اتفاقهایی که هنوز بعد از سالها از دوران مدیریت کافینتم بهخوبی یادم مانده، مربوط به سفارش یک دانشجو برای نوشتن مقاله است.
مشتری صبح به کافینت آمد و توضیح داد که برای دانشگاه به یک مقاله نیاز دارد. موضوع مقاله و توضیحاتی که استادش داده بود را گفت و چند بار هم تأکید کرد که همان روز باید مقاله را تحویل استادش بدهد و اگر آماده نشود برایش مشکل ایجاد میشود.
من توضیحات سفارش، موضوع مقاله و شماره همراه مشتری را روی یک تکه کاغذ نوشتم و به او گفتم عصر برای دریافت کار مراجعه کند.
عصر کمی زودتر به کافینت آمدم تا مقاله را آماده کنم.
دنبال کاغذ سفارش گشتم.
پیدا نشد.
روی میز نبود.
بین بقیه برگهها نبود.
از همکاران سؤال کردم؛ کسی نمیدانست کاغذ کجاست.
با آنها تماس گرفتم و باز هم نتیجهای نگرفتم.
مشکل فقط این نبود که یک برگه گم شده بود. شماره همراه مشتری هم روی همان برگه نوشته شده بود و حتی موضوع دقیق مقاله و توضیحاتی که داده بود را هم دیگر به خاطر نداشتم.
یعنی هیچ راهی نداشتم که قبل از مراجعه مشتری با او تماس بگیرم و حداقل اطلاعات را دوباره بپرسم و سعی کنم کار را در آخرین لحظه انجام بدهم.
حدود ساعت ۶ عصر مشتری برگشت.
مجبور شدم توضیح بدهم که برگه سفارش گم شده و کارش انجام نشده است.
طبیعتاً بهشدت عصبانی شد. اعتراض کرد، بد و بیراه گفت و در نهایت هم رفت.
بدتر اینکه همه این اتفاقها جلوی چند مشتری دیگر افتاد.
آن روز فقط پول یک سفارش را از دست ندادم؛ اعتبار کسبوکارم هم جلوی مشتریهای دیگر آسیب دید.
آن زمان فکر میکردم مشکل این بوده که یک کاغذ گم شده است.
بعدها فهمیدم مشکل خیلی بزرگتر بود:
تمام اطلاعات یک سفارش مهم فقط روی همان یک تکه کاغذ وجود داشت.
اگر کاغذ گم میشد، انگار خود سفارش هم هیچوقت وجود نداشته است.
فراموششدن سفارش همیشه تقصیر کارمند نیست
وقتی سفارشی فراموش میشود، اولین واکنش خیلی از مدیران این است:
«چرا یادت رفت؟»
من هم قبلاً همین نگاه را داشتم.
فکر میکردم اگر کارمند دقت بیشتری داشته باشد، سفارش فراموش نمیشود.
اما وقتی تعداد مشتری، سفارش و نیروی کافینت بیشتر شد، متوجه شدم نمیتوانم انتظار داشته باشم چند نفر هر روز دهها اطلاعات مختلف را در ذهنشان نگه دارند و هیچچیز فراموش نشود.
یک مشتری حضوری سفارش میدهد.
یکی تلفنی.
یکی در پیامرسان فایل میفرستد.
یک سفارش مشکل سایت دارد.
برای یکی مدارک ناقص است.
یکی پیشپرداخت داده.
یکی گفته ساعت پنج تماس میگیرم.
برای یکی باید فردا دوباره سایت بررسی شود.
کارمند اول صبح چند سفارش را میگیرد و ظهر شیفتش تمام میشود. کارمند بعدی جای او میآید.
اگر همه این اطلاعات فقط در ذهن افراد باشد، بالاخره یک جایی چیزی فراموش میشود.
و هرچه کسبوکار بزرگتر شود، این اتفاق بیشتر خودش را نشان میدهد.
به همین دلیل کمکم به این نتیجه رسیدم که:
راه کاهش خطای انسانی فقط این نیست که از انسان بخواهیم کمتر اشتباه کند؛ باید فرآیند را طوری طراحی کنیم که امکان اشتباه کمتر شود.
وقتی سفارش روی کاغذ است
سالها سفارشهای ما هم مثل خیلی از کافینتها روی کاغذ نوشته میشد.
برای تعداد سفارش کم، این روش ساده و سریع به نظر میرسد.
نام مشتری را مینویسی.
شماره را یادداشت میکنی.
توضیحات را مینویسی.
برگه را روی میز میگذاری.
اما با زیادشدن سفارشها مشکلات شروع میشود.
برگه ممکن است زیر کاغذهای دیگر برود.
ممکن است اشتباهی دور انداخته شود.
ممکن است کارمند دیگری آن را جابهجا کند.
گاهی توضیحات ناقص نوشته میشود.
گاهی حتی مشخص نیست چه کسی سفارش را گرفته است.
مهمتر از همه اینکه معمولاً هیچ نسخه دیگری از اطلاعات وجود ندارد.
یعنی یک تکه کاغذ میشود تنها نقطه اتصال کسبوکار با سفارش مشتری.
ماجرای همان مقاله دانشگاه برای من نمونه واضح این مشکل بود.
سفارشهای تلفنی و پیامرسان حتی خطرناکتر بودند
مشکل دیگری که زیاد داشتیم، سفارشهایی بود که مشتری تلفنی یا از طریق فضای مجازی ارسال میکرد.
مشتری با یکی از همکاران صحبت میکرد.
فایل میفرستاد.
توضیح میداد چه کاری لازم دارد.
همکار هم میگفت:
«باشه، انجام میدیم.»
اما بعد شیفت همان همکار تمام میشد.
میرفت خانه.
نیروی بعدی اصلاً نمیدانست چنین سفارشی وجود دارد.
مشتری فردا تماس میگرفت:
«کار من انجام شد؟»
و تازه جستوجو شروع میشد.
«کی سفارش رو گرفته؟»
«فکر کنم فلانی بوده.»
«بهش زنگ بزنید ببینید فایل رو کجا فرستاده.»
«پرداخت کرده بود؟»
«نمیدونم.»
«گفته بود برای چه ساعتی میخواد؟»
«باید از خودش بپرسیم.»
در چنین شرایطی سفارش عملاً متعلق به کسبوکار نبود.
متعلق به همان کارمندی بود که آن را گرفته بود.
به مرور فهمیدم تغییر شیفت کارکنان نباید باعث شود حافظه مجموعه هم عوض شود.
اگر مسئول سفارش مشخص نباشد، همه مسئولاند و در عمل هیچکس مسئول نیست
یکی دیگر از مشکلات ما این بود که سفارش وجود داشت، اما دقیقاً معلوم نبود چه کسی باید آن را انجام دهد.
یک نفر سفارش را پذیرش کرده بود.
یکی اطلاعات مشتری را گرفته بود.
شخص دیگری شاید فایل را دریافت کرده بود.
اما هیچکس مشخصاً مسئول ادامه کار نبود.
در چنین شرایطی هرکسی تصور میکند دیگری انجام خواهد داد.
و این یکی از سادهترین راههای فراموششدن سفارش است.
بعدها یکی از اصولی که برای خودمان ایجاد کردیم این بود که هر سفارش باید حداقل مشخص کند:
چه کسی آن را پذیرش کرده و چه کسی مسئول انجام یا پیگیری آن است.
این مسئله برای مدیریت کارکنان هم بسیار مهم بود.
وقتی یک سفارش مشکل پیدا میکرد، دیگر لازم نبود دنبال مقصر بگردیم. مسیر آن مشخص بود و میتوانستیم بفهمیم سفارش چه زمانی، توسط چه کسی و با چه وضعیتی ثبت شده است.
فقط ثبت سفارش کافی نیست؛ وضعیت سفارش هم باید مشخص باشد
فرض کنید اسم مشتری و شماره موبایل او را ثبت کردهایم.
آیا مشکل حل شده؟
نه کاملاً.
ممکن است صد سفارش ثبت شده باشد، اما اگر ندانیم هرکدام در چه مرحلهای هستند، باز هم مدیریت سخت خواهد شد.
برای همین کمکم وضعیت سفارشها را مشخص کردیم.
یک سفارش تازه پذیرش شده است.
یکی در حال انجام است.
یکی منتظر اطلاعات مشتری است.
برای یکی سایت خراب است.
یکی انجام شده ولی هنوز تحویل نشده.
یکی انجام شده اما تسویه مالی ندارد.
وقتی این وضعیتها مشخص نباشند، مدیر فقط یک لیست بلند از سفارشها دارد.
اما وقتی هر سفارش وضعیت خودش را داشته باشد، میتوان فهمید:
چه کاری مانده و چرا مانده است.
این تفاوت بسیار مهمی است.
مشکل دیگری که کمتر دیده میشود: توضیحات حین سفارش
یکی از دردسرهای جدی ما زمانی بود که در روند انجام سفارش مشکلی ایجاد میشد ولی جایی ثبت نمیشد.
مثلاً همکار هنگام انجام کار متوجه میشد تصویر کارت ملی مشتری لازم است.
یا سایت خطای خاصی میداد.
یا مشتری باید یک کد تأیید ارسال میکرد.
یا قرار بود ساعت خاصی تماس بگیریم.
همکار این موضوع را میدانست.
ولی اگر فردا سر کار نبود، نفر بعدی هیچ اطلاعی نداشت.
مشتری تماس میگرفت و سؤال میکرد:
«کارم چرا انجام نشده؟»
و جواب واقعی این بود:
«باید صبر کنیم فلانی بیاد ببینیم مشکل چی بوده.»
این برای مشتری اصلاً تجربه خوبی نیست.
او سفارش را به «کافینت» داده، نه به یک شخص خاص.
بعدها به این نتیجه رسیدیم که اتفاقات مهم هر سفارش باید همانجا ثبت شوند.
مثلاً:
«ساعت ۱۱ با مشتری تماس گرفته شد؛ تصویر کارت ملی ناقص بود.»
یا:
«سامانه در مرحله پرداخت خطا میدهد؛ فردا مجدد بررسی شود.»
یا:
«مشتری گفت کد تأیید را عصر ارسال میکند.»
همین چند خط کوتاه باعث میشود کارمند بعدی بتواند بدون تماس با نفر قبلی، ادامه مسیر را بفهمد.
وضعیت پرداخت هم بخشی از سفارش است
گاهی خود سفارش فراموش نمیشود؛ پولش فراموش میشود.
این هم برای ما زیاد اتفاق افتاده بود.
مشتری مبلغی پرداخت کرده بود اما روی برگه مشخص نبود.
یا پیشپرداخت گرفته شده بود اما مبلغ دقیق معلوم نبود.
یا کار انجام شده بود ولی مشخص نبود مشتری تسویه کرده یا نه.
گاهی مجبور میشدیم در ساعتی که همکار شیفت نبود با او تماس بگیریم و بپرسیم:
«فلان مشتری پول داده بود؟»
«چقدر گرفته بودی؟»
«کامل تسویه کرد یا علیالحساب؟»
وقتی تعداد سفارش زیاد میشود، همین خطاهای کوچک در مجموع میتوانند تبدیل به مبلغ قابل توجهی شوند.
برای همین بعداً وضعیت مالی را هم کنار خود سفارش قرار دادیم.
یعنی سفارش فقط نمیگفت:
چه کاری باید انجام شود.
بلکه مشخص میکرد:
مبلغ کل چقدر است، چه میزان دریافت شده و چه مقدار باقی مانده است.
یک سفارش فراموششده واقعاً چقدر برای کافینت هزینه دارد؟
گاهی مدیر تصور میکند اگر یک سفارش فراموش شود، فقط درآمد همان سفارش را از دست داده است.
اما تجربه من چیز دیگری میگوید.
همان مشتری ممکن است چند خدمت دیگر هم در آینده داشته باشد.
ممکن است خانوادهاش را هم معرفی کند.
ممکن است قبلاً مشتری وفادار ما بوده باشد.
اگر به خاطر فراموششدن سفارش اعتمادش از بین برود، فقط یک تراکنش از دست نرفته است.
حتی ممکن است تجربه بدش را برای دیگران تعریف کند.
در ماجرای مقالهای که تعریف کردم، چند مشتری دیگر هم شاهد عصبانیت آن دانشجو بودند.
من نمیتوانم دقیقاً محاسبه کنم آن اتفاق چقدر برای کسبوکارم هزینه داشت.
اما مطمئنم هزینه واقعی آن خیلی بیشتر از مبلغ یک مقاله بود.
به همین دلیل بعدها نگاه من تغییر کرد.
فراموششدن سفارش فقط یک اشتباه اجرایی نیست؛ یک مشکل مشتریمداری و حتی بازاریابی است.
برای جلوگیری از فراموششدن سفارش چه فرآیندی داشته باشیم؟
بعد از تجربههای مختلف، به این نتیجه رسیدم که برای مدیریت سفارش کافینت لازم نیست از روز اول سیستم خیلی پیچیدهای داشته باشیم.
اما چند اصل باید رعایت شود.
اول اینکه هر سفارش باید یک سابقه مستقل داشته باشد.
یعنی حداقل نام مشتری، شماره همراه، نوع خدمت، زمان پذیرش، توضیحات، مسئول سفارش، وضعیت کار و اطلاعات مالی آن مشخص باشد.
دوم اینکه مسئول سفارش معلوم باشد.
اگر چند نفر در مجموعه کار میکنند، جمله «یکی از بچهها انجامش میده» کافی نیست.
باید مشخص باشد در حال حاضر چه کسی مسئول آن است.
سوم اینکه سفارش وضعیت مشخص داشته باشد.
مثلاً جدید، در حال انجام، منتظر مشتری، مشکلدار یا انجامشده.
چهارم اینکه اتفاقات مهم حین انجام کار ثبت شوند.
این کار باعث میشود ادامه سفارش به حافظه یک نفر وابسته نباشد.
پنجم اینکه تغییر شیفت نباید باعث قطع اطلاعات شود.
کارمند جدید باید بتواند سفارشهای باز را ببیند و متوجه شود هرکدام در چه مرحلهای قرار دارند.
و در نهایت وضعیت پرداخت هم باید کنار سفارش باشد.
اینها در ظاهر کارهای سادهای هستند، اما وقتی روزانه دهها سفارش دارید، اثرشان بسیار زیاد میشود.
اگر مشکل شما بیشتر در روزهایی اتفاق میافتد که حجم مراجعه ناگهان زیاد میشود، در مقاله «مدیریت شلوغی کافینت؛ چطور بدون از دست دادن مشتری سفارش بیشتری بگیریم؟» درباره روش پذیرش و مدیریت تعداد بالای سفارش توضیح دادهام.
یک سفارش تلفنی؛ قبل و بعد از سیستمسازی
فرض کنیم مشتری ساعت ۱۰ صبح تماس میگیرد و سفارشی ثبت میکند.
در روش قبلی ما ممکن بود همکاری که تلفن را جواب داده توضیحات را روی کاغذ بنویسد یا فایل مشتری را در پیامرسان دریافت کند.
ساعت دو شیفتش تمام میشد.
سفارش هنوز انجام نشده بود.
کارمند بعدی میآمد و هیچ اطلاعی نداشت.
مشتری ساعت پنج تماس میگرفت و تازه جستوجوی ما شروع میشد.
اما در روش جدید، سفارش همان زمان ثبت میشود.
شماره مشتری و توضیحات باقی میماند.
مسئول مشخص میشود.
اگر مشکلی وجود داشته باشد ثبت میشود.
وضعیت سفارش تغییر میکند.
پرداخت مشخص است.
حتی اگر شیفت عوض شود، اطلاعات سفارش سر جای خودش باقی میماند.
در روش اول، اطلاعات همراه کارمند جابهجا میشد.
در روش دوم، اطلاعات داخل کسبوکار باقی میماند.
این تغییر برای خود ما چه نتیجهای داشت؟
یکی از مهمترین نتایج این بود که زمان پیگیری داخلی سفارش بهشدت کاهش پیدا کرد.
قبلاً برای فهمیدن وضعیت یک سفارش ممکن بود مجبور باشیم:
بین کاغذها بگردیم، پیامها را بررسی کنیم، از چند نفر سؤال کنیم یا حتی با همکار خارج از شیفت تماس بگیریم.
بعد از اینکه اطلاعات سفارش در یک محل ثبت شد، زمان پیگیری یک سفارش در تجربه خودمان تقریباً به یکدهم قبل کاهش پیدا کرد.
یعنی بخش زیادی از کاری که قبلاً انسان باید با سؤال و جستوجو انجام میداد، حالا از طریق اطلاعات ثبتشده قابل مشاهده بود.
تعداد تماسهای روزانه مشتریان برای سفارشهایی که هنوز انجام نشده بودند هم از حدود ۱۰ تماس در روز به نزدیک صفر رسید.
دلیلش فقط این نبود که سفارشها سریعتر انجام میشدند.
یکی از دلایل اصلی این بود که وضعیت آنها مشخص بود و بعداً اطلاعرسانی انجام سفارش را هم به همین فرآیند اضافه کردیم.
اعدادی که میگویم مربوط به تجربه مجموعه خود ما هستند و طبیعتاً نتیجه هر کافینت به تعداد نیرو، حجم سفارش و روش کاری آن بستگی دارد.
اما برای خود من یک چیز روشن شد:
هرچه اطلاعات بیشتری از حافظه افراد به سیستم منتقل شد، هم خطا کمتر شد و هم وقت کمتری برای پیدا کردن جواب سؤالهای ساده هدر رفت.
ما این فرآیند را چطور از حافظه افراد خارج کردیم؟
در ابتدا هدف من خیلی ساده بود:
دیگر سفارش مشتری گم یا فراموش نشود.
برای همین شروع کردیم اطلاعات سفارشها را ثبت کردن.
بعد متوجه شدیم فقط ثبت نام و شماره مشتری کافی نیست.
پس وضعیت سفارش اضافه شد.
بعد لازم بود مشخص شود چه کسی سفارش را گرفته و چه کسی انجامش داده است.
بعد مسئله پرداخت مطرح شد.
بعد توضیحات پیگیری.
بعد اطلاعرسانی مشتری.
هرکدام از این قابلیتها به خاطر مشکلی واقعی به سیستم اضافه شدند.
یعنی ابتدا مشکل را در کافینت خودمان تجربه کردیم و بعد سعی کردیم کاری کنیم دفعه بعد سیستم جلوی تکرار آن را بگیرد.
مجموعه همین تغییرها به مرور تبدیل به یکی از بخشهای اصلی نرمافزاری شد که امروز با نام یاورنت در اختیار کافینتها قرار گرفته است.
در بخش مدیریت سفارش یاورنت، اطلاعات مشتری، وضعیت سفارش، مسئول انجام، پرداخت، توضیحات و پیگیری کنار هم قرار میگیرند تا سفارش به حافظه یک فرد وابسته نباشد.
اما باز هم تأکید میکنم اصل کار نرمافزار نیست.
اصل، داشتن فرآیند مشخص برای سفارش است.
اگر امروز نرمافزار ندارید هم میتوانید بخش زیادی از این روش را اجرا کنید.
اگر نرمافزار ندارید، از همین امروز شروع کنید
برای شروع لازم نیست منتظر ساخت یک سیستم پیچیده باشید.
از امروز تصمیم بگیرید هیچ سفارش حضوری، تلفنی یا پیامرسانی بدون ثبت باقی نماند. شماره مشتری را کنار سفارش داشته باشید، مسئول هر کار را مشخص کنید، وضعیت سفارش را بنویسید، پیشپرداخت و مانده را ثبت کنید و هر اتفاق مهمی که در روند سفارش میافتد همانجا یادداشت کنید.
حتی اگر این کار را ابتدا با یک فایل ساده انجام دهید، باز هم بهتر از این است که اطلاعات اصلی کسبوکار فقط در حافظه کارکنان باشد.
بعد از مدتی خودتان متوجه خواهید شد چه اطلاعات دیگری لازم دارید و میتوانید فرآیند را کاملتر کنید.
هدف این است که وقتی مشتری تماس میگیرد، بهجای اینکه بگویید:
«صبر کنید ببینم کی کارتون رو گرفته…»
بتوانید سفارش را باز کنید و دقیقاً بگویید:
«سفارشتان در این مرحله است و این مورد هنوز باقی مانده.»
همین تفاوت کوچک، هم برای مدیریت شما ارزش دارد و هم برای اعتماد مشتری.
کسبوکار نباید با پایان شیفت حافظهاش را از دست بدهد
یکی از مهمترین چیزهایی که در این سالها یاد گرفتم این بود که اطلاعات کسبوکار باید متعلق به خود کسبوکار باشد.
کارکنان ممکن است عوض شوند.
شیفتها تغییر میکنند.
مدیر ممکن است همیشه در مجموعه حضور نداشته باشد.
اما سفارش مشتری نباید با نبودن یک فرد متوقف شود.
اگر برای فهمیدن وضعیت یک سفارش مجبور هستیم با کارمندمان تماس بگیریم، هنوز بخشی از کسبوکار به حافظه همان فرد وابسته است.
سیستمسازی برای من دقیقاً از همینجا شروع شد:
هر چیزی که لازم بود فردا دوباره به خاطر بیاوریم، باید امروز ثبت میشد.
این نگاه فقط جلوی گمشدن سفارش را نگرفت.
کمکم باعث شد کسبوکار کمتر به حضور دائمی من و کارکنان خاص وابسته باشد.
سوالات متداول درباره مدیریت سفارش کافینت
برای ثبت سفارش مشتری چه اطلاعاتی لازم است؟
حداقل نام یا مشخصات مشتری، شماره همراه، نوع خدمت، تاریخ پذیرش، توضیحات لازم، مسئول سفارش، وضعیت فعلی و وضعیت پرداخت ثبت شود. بسته به نوع خدمت میتوان اطلاعات بیشتری هم اضافه کرد.
سفارشهای تلفنی و پیامرسانی را چطور مدیریت کنیم؟
به محض پذیرش سفارش، اطلاعات آن را وارد همان فرآیند سفارشهای حضوری کنید. نباید سفارش صرفاً داخل چت یک کارمند یا دفترچه شخصی او باقی بماند.
چطور بفهمیم هر سفارش دست کدام کارمند است؟
هنگام پذیرش یا تخصیص سفارش، مسئول آن مشخص شود. در صورت انتقال کار به نیروی دیگر، تغییر مسئول هم ثبت شود.
هنگام تغییر شیفت سفارشهای نیمهتمام را چطور تحویل بدهیم؟
اگر وضعیت، مسئول و آخرین توضیحات هر سفارش ثبت شده باشد، کارمند شیفت بعدی میتواند سفارشهای باز را مشاهده و ادامه دهد. تحویل شیفت نباید فقط به توضیح شفاهی وابسته باشد.
چه وضعیتهایی برای سفارش کافینت مناسب است؟
بسته به فرآیند مجموعه متفاوت است، اما وضعیتهایی مثل جدید، در حال انجام، منتظر اطلاعات مشتری، مشکلدار و انجامشده معمولاً نقطه شروع مناسبی هستند.
پیشپرداخت مشتری را چطور مدیریت کنیم؟
بهتر است مبلغ کل، پیشپرداخت و مانده در همان سابقه سفارش ثبت شوند تا برای تشخیص وضعیت مالی سفارش مجبور به مراجعه به دفتر یا پرسیدن از کارکنان نباشید.
چطور تماسهای مشتری برای پیگیری سفارش را کمتر کنیم؟
وقتی وضعیت سفارش مشخص باشد و در اتفاقات مهم، مخصوصاً هنگام انجام کار، مشتری اطلاعرسانی شود، نیاز او به تماس مکرر برای پرسیدن «کار من چی شد؟» بسیار کمتر میشود.
جمعبندی
فراموششدن سفارش در ظاهر یک اتفاق ساده است.
یک کارمند یادش رفته.
یک برگه گم شده.
یک پیام دیده نشده.
اما وقتی تعداد این اتفاقها زیاد شود، نتیجه آن میتواند از دست رفتن درآمد، نارضایتی مشتری، اختلاف بین کارکنان و آسیب به اعتبار کافینت باشد.
من خودم این مشکل را با یک سفارش گمشده و یک مشتری بسیار عصبانی به شکل جدی تجربه کردم.
اما همان اتفاق بعدها باعث شد بیشتر به این سؤال فکر کنم:
چطور کاری کنیم حتی اگر ما فراموش کردیم، کسبوکار فراموش نکند؟
پاسخ برای من ثبت و سیستمسازی اطلاعات سفارش بود.
امروز معتقدم سفارش مشتری باید طوری ثبت شود که هر فرد مجاز در مجموعه بتواند بفهمد:
مشتری چه خواسته، چه کسی سفارش را گرفته، چه اتفاقی برای آن افتاده، چه چیزی باقی مانده و وضعیت مالی آن چیست.
وقتی این اطلاعات در دسترس باشد، سفارش دیگر به حافظه یک نفر وابسته نیست.
و این یکی از مهمترین قدمها برای تبدیل یک کافینت وابسته به افراد به یک کسبوکار قابل مدیریت است.
شما سفارشهای مشتری را کجا ثبت میکنید؟
الان سفارشهای کافینت شما بیشتر کجا ثبت میشوند؟
روی کاغذ، دفتر، واتساپ، اکسل، نرمافزار یا هنوز بیشتر به حافظه کارکنان وابسته هستند؟
اگر تجربهای از گمشدن یا فراموششدن یک سفارش دارید، در بخش دیدگاهها بنویسید.
حتی تجربهای که برای شما تلخ بوده، ممکن است باعث شود یکی از همکاران قبل از تجربه همان مشکل، فرآیندش را اصلاح کند.
مطالب مرتبط را ببینید
دریافت آخرین محتوای مدیریت کافی نت
بدون دیدگاه